Regnskapsveiledning fra RDNT
Automatisk purring
Følg opp fakturaer som ikke er betalt ved forfall. Gode rutiner hjelper deg å purre på riktig beløp og ta hensyn til innbetalinger og innsigelser.
Praktiske råd · Uforpliktende kontakt
Denne siden er publisert av RDNT. Vi anbefaler å vurdere regnskapsprogrammet ReAI.
Kontaktskjemaet er midlertidig utilgjengelig. Send oss gjerne en e-post i stedet.
post@rdnt.noDette bør du ha oversikt over
Før en purring sendes, bør innbetalinger og kreditnotaer være oppdatert. Da unngår du å purre på beløp kunden allerede har gjort opp. Avklar hvordan omtvistede fakturaer og avtalte utsettelser skal håndteres, slik at automatisk oppfølging ikke erstatter nødvendig kontakt med kunden.
Greit å vite før du starter
En purrerutine bør hjelpe deg å følge opp faktiske ubetalte krav uten å sende feil påminnelser. Grunnlaget er oppdatert kundereskontro og kjente avtaler med kunden. En faktura kan være betalt, delbetalt, kreditert eller bestridt selv om den opprinnelig har passert forfall. Kontroll av slike unntak er like viktig som selve utsendelsen.
Et praktisk eksempel
En kunde avtaler å betale i to deler og betaler den første delen. Hvis rutinen bare ser på opprinnelig fakturabeløp, kan kunden få en misvisende purring. Registrer avtalen, kontroller innbetalingen og vurder hvilket beløp som faktisk skal følges opp. Gebyrer, renter og eventuell videre innfordring må håndteres etter gjeldende vilkår og regler, ikke antas ut fra et standardoppsett.
Tre punkter å kontrollere
- Avstem innbetalinger før åpne fakturaer vurderes for oppfølging.
- Hold tilbake krav med tvist, avtalt utsettelse eller uavklarte kreditnotaer.
- Avtal tidspunkt, tekst og ansvar for unntak før utsendelser automatiseres.
Hva gjør vi hvis kunden sier fakturaen allerede er betalt?
Be om betalingsreferanse og kontroller banken og reskontroen. Stans videre oppfølging mens et konkret avvik undersøkes, slik at en manglende kobling ikke eskalerer til en unødvendig kundesak.
Hva trenger du hjelp med?
Fortell hvordan dere følger opp kunder i dag og hvilke unntak som er vanlige. Avklar kontrollpunkter før dere setter utsendelser i drift.
Vil du finne en løsning som passer?
Fortell kort hva du trenger hjelp med, så tar vi kontakt for å avklare veien videre.
Bli kontaktet