Dokumentasjon som kan kreves ved bevillingskontroll
Et vedtak og en meny erstatter ikke nødvendige regnskapsopplysninger. Øv på begrunnet innsyn og tilgang når fakturaer ligger hos regnskapsføreren.
En virksomhet kan vise fram flere dokumenter uten å ha besvart den aktuelle forespørselen. En meny beskriver tilbudet. Et bevillingsvedtak beskriver tillatelsen. Ingen av dem viser nødvendigvis den regnskapsopplysningen bevillingsmyndigheten har et konkret behov for å undersøke.
I denne læringsguiden er spørsmålet ikke om stedet har en full perm, men om nødvendige regnskapsopplysninger er tilgjengelige for en begrunnet kontroll. Samtidig skal adgangen ikke feilaktig gjøres om til en generell plikt til å oppbevare hele regnskapet fysisk i serveringslokalet.
Fakturaene ligger hos regnskapsføreren
Det oppdiktede skjenkestedet Dokumentplassen har et gyldig vedtak, en oppdatert meny og en vaktliste. Bevillingsmyndigheten ber om nærmere bestemte leverandørfakturaer og tilhørende regnskapsopplysninger. I caset er det uttrykkelig gitt at forespørselen har et konkret, nødvendig kontrollformål etter alkoholloven. Den gjelder ikke private opplysninger uten forbindelse til virksomheten.
Regnskapet håndteres av en ekstern regnskapsfører. Stedet viser menyen og vedtaket og svarer: «Vi har allerede dokumentert bevillingen. Regnskapet er et annet sted, derfor kan det ikke inngå i denne kontrollen.» En kandidat må undersøke både dokumentenes innhold og betydningen av hvor materialet oppbevares.
Alkoholloven § 1-9 og Helsedirektoratets kommentar om kontrollens omfang omtaler tilgang til regnskap og nødvendige opplysninger om regnskap og drift. Tilknyttede dokumenter, blant annet fakturaer, er omtalt. Et bevillingsvedtak er derfor ikke et svar på hele den oppgitte forespørselen.
Oppbevaring og tilgang er forskjellige vurderinger
Direktoratets kommentar sier at bevillingshaveren ikke har plikt til å oppbevare hele regnskapet på salgs- eller skjenkestedet. Samtidig skal myndigheten ha tilgang til det som finnes der og rask tilgang når regnskapet for eksempel ligger hos en egen regnskapsfører.
For Dokumentplassen betyr dette at kandidaten ikke skal påstå at ekstern oppbevaring alene er ulovlig. Men stedet kan heller ikke bruke samme oppbevaring som et generelt fritak fra å gjøre nødvendige opplysninger tilgjengelige.
| Påstand i øvelsen | Hvorfor den må vurderes nærmere |
|---|---|
| Menyen er riktig | Svarer ikke på innholdet i de etterspurte fakturaene |
| Bevillingsvedtaket finnes | Dokumenterer ikke hele det aktuelle regnskapsgrunnlaget |
| Regnskapsføreren har materialet | Beskriver oppbevaring, ikke bortfall av tilgang |
| Hele regnskapet må alltid stå i lokalet | Følger ikke av den omtalte kommentaren |
Begge ytterpunktene gjør et sammensatt spørsmål for enkelt. Den ene nekter tilgang fordi dokumentene er eksterne. Den andre krever fysisk oppbevaring av alt uten å skille mellom plassering og tilgjengelighet.
Hva er det dokumentet faktisk viser?
Arbeid gjerne med tre konstruerte dokumentkort. På menykortet står den oppgitte retten og prisen. På vedtakskortet står tillatelsens opplysninger. På fakturakortet står leverandør, dato og det fiktive kjøpet som forespørselen gjelder. Marker hvilket kort som kan belyse akkurat den regnskapsopplysningen som etterspørres.
Et dokument kan være ekte og korrekt og samtidig være irrelevant for ett bestemt spørsmål. Det er derfor ikke tilstrekkelig å svare «stedet har papirene i orden» uten å koble hvert papir til forespørselen. Dette er en øvelse i dokumentfunksjon, ikke en vurdering av en virkelig virksomhets regnskap.
Kontrollørprøvens forberedelsesguide gir en ramme for å bruke det faktum oppgaven faktisk oppgir. En elev skal ikke finne på ulovlige kjøp eller skattebrudd fordi fakturaene ikke ligger på disken.
Nødvendighet er en del av rammen
Den aktuelle kommentaren beskriver bestemmelsen som noe som forutsettes brukt unntaksvis når bevillingsmyndigheten har behov. I vårt case er dette behovet gitt. Det gjør det mulig å undersøke tilgangen uten å late som enhver mulig forespørsel alltid er berettiget.
Endrer du oppgaven til en forespørsel uten oppgitt formål, må du undersøke hjemmel, omfang og nødvendighet før du trekker samme konklusjon. Et navn på en myndighet gjør ikke alle private dokumenter automatisk relevante. På samme måte gir denne teksten ingen elev myndighet til å kreve innsyn fra et serveringssted.
Det skal heller ikke konkluderes med et bestemt prikkantall, inndragning eller et annet vedtak på grunnlag av den korte dokumentøvelsen. Slike spørsmål har sine egne faktiske og rettslige vilkår.
Svar på den konkrete forespørselen
En god besvarelse for Dokumentplassen sier at meny og bevillingsvedtak ikke erstatter de nødvendige regnskapsopplysningene. Ekstern regnskapsføring kan være forenlig med rammen, men opplysningene må fortsatt gjøres raskt tilgjengelige etter den aktuelle kommentaren.
Internkontrollguiden handler om virksomhetens egen oppfølging av praksis. Den er et annet spørsmål enn myndighetens aktuelle regnskapsforespørsel. Bruk forskjellen til å forklare hvem som har behov for hva, uten å gjøre en meny, et vedtak og en faktura til utskiftbare bevis eller til en offentlig prøvefasit.